現場で使えるビジネス文章術48++　－その42－

現場で使えるビジネス文章術48++　－その41－
メールの転送は要注意

メール機能で便利なことに返信や転送が簡単なことがあります。
ボタンをクリックするだけで、もらったメールに返信できるし、ボタンをクリックするだけで、もらったメールを他の人に転送することができます。

便利ということには必ずデメリットの裏返しがあるわけです。
では、この便利な転送機能のデメリットは何でしょう？

まずは送信者の側から考えてみましょう。
それは、いったん送信者から離れた（送信された）メールは、もはや送信者の管理下にはないということです。
受信者は、誰に転送しようが、改ざんしようが、し放題なのです。

「そんな悪い子とするような人にはメールなんて送らない！」という方もいらっしゃると思います。
ほとんどの方がそう思われると思います。
そして、そのとおりでしょう。送った相手は妙なことはしないと思います。

そして、受信した人が転送すると、そもそもの送信者とは直接の知り合いでない可能性が出てきます。
そのメールが再再度転送されたとしたら、もはや縁もゆかりもない人の手に渡ることの方が多いでしょう。つまりもはや、元々のメールを書いた人の管理下から離れてしまうのです。
悪用されるかどうかを抜きにして、リスクマネジメントの観点から、メール転送は好ましいことではないのです。
この人に伝えてあげたいという場合は、オリジナルの送信者に直接送ってもらうのがベストです。
ベターはオリジナルの送信者に一言断って、オリジナルの送信者をCCにして転送することです。

現場で使えるビジネス文章術48++　－その40－
返信のスーパーテクニック

返信には2種類あります。ご存じでしたか？

メールを活用している人には、よく使うことなので当たり前かも知れません。
でもメールをツールとしてさほど重視していない人にとっては目から鱗が落ちることでしょう。

種明かしすれば、そんなにもったいぶることでもないのです。
1つは、「受信しましたメール」です。
もう1つが、一般的な返信、つまりメールを読んで問われていること応えるべきことを回答するというメールです。

さっさと2つめの意味で応えるのが常道かも知れません。

しかし、時間がないとき、あえて焦らしたいとき。
そのようなときに、1つめの「受信しましたメール」が重宝されるのです。
送る側の気持ちとしては、送ったメールが大切であればあるほど返事が待ち遠しいものです。
となれば、受信者はどのような気持ちであろうと、送信者に何かしらの反応をすべきです。
でも。

メールを読む時間がない。
回答を考える時間がない。
即時対応すると熟慮せずに応えたと誤解される。

さまざまな事情が受信側にもあるのです。
そんなときに、この「受信しましたメール」が有効なのです。

覚えておいてくださいね。
「読みましたメール」ではありません。
「受信しましたメール」です。
なぜなら、「読んだのならさっさと返事をくれたって良いじゃないか！」と突っ込まれないために「読みました」ではなく「受信しました」なのです。

現場で使えるビジネス文章術48++　－その39－
メールが届かなくなったときは？

下記のような経験はありませんか？
・「メール送ったよ」という電話があって、それからしばらく経ってもメールが届かない。
・「メールで写真を送りました」というメールが来ているけど、肝心の写真のメールは来ていない。

インターネットが普及したての頃はメールサーバーの都合でしょうが、メールが3日くらい経って届くことがありました。
今はそんなことはなくなり、せいぜい数分かかるときが「なにやってんだろ」と思うくらいです。

それなのに、メールが届かない！　ということはありませんか？
それは、添付している写真のファイルサイズ（ファイル容量）が大きいからです。
これには2つの理由が考えられます。

メールサーバーの運用基準により、基準を超える添付ファイルをもつメールの送受信を停止した。
運用基準は運用している会社ごとに異なります。
自分の使っているメールシステムでは大丈夫でも、相手側（受信側）の運用基準値を超えている場合があるのです。
原則として、大きなデータのファイルを添付して送らないようにしましょう。
目安としては、ぼくは2MBを超えると送らないようにしています。
ファイル転送サービスを使ったり、やftpにファイルを置いて、そのURLをメールで連絡するようにします。

もう1つの理由は一人一人に割り当てられたメールの容量を超えてしまっている場合です。
送信先の人は「他にもメールが届かなくなっている」はずです。
これは、送信先の人がメールを削除して空き容量を確保しない限り、その人はメールを受信できません。

現場で使えるビジネス文章術49++　－その38－
アドレス帳の登録内容

メールを良く送るようになるとアドレス帳に登録します。
すると次からは アドレス帳から選んで（クリック）するだけで、あて先に入力できるようになります。

便利です。
大方の人が使っていると思います。
あて先を入力するのが面倒だからと、いつももらったメールを探して、その返信ボタンをクリックしている人は、今すぐアドレス帳を作りましょう。

さて、このアドレス帳ですが、たった1つだけ気を付けてください。
それは名前です。
ここで登録した名前は メールソフトのほとんどが解釈できる形式です。
つまり、送った相手は、あなたがどんな名前でアドレス帳に登録したかを知るわけです。

本来アドレス帳は持ち主だけが見るものです。
それをもとに手紙の宛名などを書くわけです。手紙の宛名を書くときに敬称を付けます。
アドレス帳に敬称を付ける人はいません。

年賀状ソフトを想像してください。
住所録には敬称を付けませんよね。でも宛名印刷するときは自動的に宛名面にて敬称を付加しています。

さて、メールソフトに戻ります。
アドレス帳を元に 宛名を入力しました。
宛名欄には あなたが登録した名前が表示されていると思います。
敬称ありますか？

例えば 田中太郎という人に送るとき、田中太郎（tanakataro@bunken.biz）となっていると
田中太郎さんが受信したときに、田中太郎（tanakataro@bunken.biz）というあて先で送ったなということが分かるわけです。
どうでしょう。
しかし、本文には「田中様」とか「田中さん」と記述しているはずです。

そこで提案です。
アドレス帳にも、敬称を付けておきませんか
姓名のどちらに入力するのがよいのかはメールソフトの仕様によるのですが、様とかさんとかを名前の一部として入力しておきませんか。

現場で使えるビジネス文章術48++　－その37－
メールの探し方

探したいときには見つからない！
とは、マーフィーの法則ですね。

まさしく、「あれっ。あのメール。確かもらったよなーー」と思いつつ、メールが見つからない。
そんな経験はどなたもお持ちのはずです。

ぼくもあります。探しまくって探し続けて、みつかったときはたっせいかんとかるいひろうかんがありますが。
見つからないときは、後悔と徒労感で凹んでしまいます。

検索機能を使って探すのが通常ですが、キーワードとして差出人とメール本文で使っていたはずの言葉。
ここまでは誰もが思いつくことです。

or検索が使えるなら、メール本文で使っていたはずの言葉と同義語で検索してみます。
記憶の中から探り出す「メール本文で使っていたはずの言葉」は意外にもメール本文で使っていない場合があるのです。
雨というキーワードに対して、「ぐずついたお天気」とか。

どう検索しても見つからないときは、差出人に問い合わせるのも名案です。
マーフィーの法則によれば、「必要としない人はそれを持っている」ですから。
ただし、相手によっては、気まずくなる危険性がありますので、相手次第のことです。

現場で使えるビジネス文章術48++　－その36－
メールを整理するには

業務でメールを使っていると、メールがたまります。
大切なメールですから、削除するわけにも行きません。
あとで読み返すこともあるので、メールは整理して保管したいところです。
と言いたいところですが。

メールの整理ほど難しいものはありません。
なぜなら。

・件名が内容を示していない場合が多い。

・業務内容やプロジェクト別に分類するか人別に分類するか、この切り分けが難しい。

と言うわけで、メールの整理を思い立ったときはベストな分類法があるのですが、それを持続すると例外処理したいメールが必ず表れてくるものなのです。

なので、いっそ「整理しない」という方針はいかがですか？
どのメールソフトにも「検索機能」があります。
メールは整理せず、「必要な場合は検索機能を駆使して、読み返す」と割り切ってしまうことをオススメします。
何度メールの整理を試みて挫折した私の提案です！

フォルダを作って整理するとしても、せいぜい、年別にフォルダを作って、そこにメールをしまい込むくらいでしょうか？
やってみると案外順調なものですよ。

現場で使えるビジネス文章術48++　－その35－
メールの返事が来ないとき

メール強迫症という症状があるそうです。
メールを送って、返事が来ないと不安になることだとか。

まじめな人に多いようで、そのような人は、
・メールが来たらすぐに返事を出す。
・メールが来たら、すぐに返事を出さなければ行けない。
▼
だから、メールを送った相手にも同じ事を期待する。

となってしまうそうです。

特にプライベートメールに言えることですが、
「お誘いメールを送って、何の返事も来ない」
▼
拒否したいけど、お断りのメールを出すのにためらいがある。
という気持ちを相手が持っている状況です。

返事がないのはNOのサインと覚えておきましょう。
返事が来ないからと催促メールをするときは、
「1度は断られた相手にリトライしている」という気持ちでメールなり電話成りするようにしましょう。

現場で使えるビジネス文章術48++　－その34－
メールの同報通信で気を付けること

仲良しや同志と情報交換するときに送る当人にとってはまったく気にもならないことで、受け取る側の人が不便に思っていることがあります。

あて先リストです。
gmailというメールシステムを使っている人で先日、こんな質問を受けました。
「野見山さん、このメールなんだけどね、あて先が10何人もいるので中々メールを読めないのよ」

読めないというのは、あて先のメールアドレスがじゅんじゅんと表示され、画面をスクロールしないと、本文が表示されないのでした。

ぼくもgmailを使っていますが、そんなことはありません。よくよく見ると簡易表示にしていると、あて先も一覧されてしまうのでした。
メールソフトによって、メールのデータをどう表示するのかはそれぞれです。
gmailの簡易表示では、メールソースを極力加工せず［垂れ流し］状態で表示することで、画面表示を高速化しているのかも知れません。

また あて先やCC欄というのは、受信者全員が確認できるモノです。
メールアドレスを伝えてない人にメールアドレスが伝わる可能性もあるわけです。

というようなことを避けるためには、
大勢の人に送るには、メーリングリストサービスを使うか、BCCに送信者を記載する（この場合は自分のアドレスをあて先に入力）ということがマナーとなります。

現場で使えるビジネス文章術48++　－その33－
メールの弱点とは？

コミュニケーションツールとして、いまや最有力なツールとなったメール。
もちろん弱点もありますね。
1度整理しておきましょう。

1.メールを読んでもらえるとは限らない。
相手に悪気がなくても読んでもらえないときがあります。
状況としては次の場合でしょうか。

・先方のウイルスチェックソフトが間違えて迷惑メールと判断した
・偶然にも先方宛へのメールがたまっていた。
・先方の操作ミスにより、削除されてしまった。

読んでもらえたとしても、「いつ」読んでもらえるかはまったくわかりませんよね。

2.証拠が残る
これは弱点でなく、強みかもしれませんが。。。
発言なら、とぼけることもできますが、メールは残ります。
証拠としての価値もありますからね。

3.誰に転送されるか、制御不能
受け取った相手は誰にでも転送することができます。
あなたにとっては知られたくない人に、先方が転送してしまうことだってあり得るのです。

不安になれば使えなくなってしまいますが、上記の3つは現実問題として心にとどめておきましょう。