現場で使えるビジネス文章術48++　－その32－
返信不要のサインは切れのよいメール

メールを出すといつまで返信すればよいのだろうと思うことがありませんか？
ビジネスメールの場合はさほどのことはないでしょう。
プライベートメールの場合は、相手が丁寧な人だと、返事の返事の返事。ということがあるのではないでしょうか。

そんなときに使えるおまじないがこれ。

「ではまた」
「詳しくは今度お会いしたときに」

不思議なことに、これで相手も気楽に読み終えることができるようです。
返事の返事の返事・・・・となったときに、1度お試しください。

現場で使えるビジネス文章術48++　－その31－
敬称の使い分けは大丈夫ですか？

気にしない人は気にしませんが、気にする人に送るときは間違うとヤケドしますよ！
敬語の使い分け、是非とも覚えておきたいモノです。

様：最も無難な敬称
殿：部署に使います。あるいは目上の人が目下の人に使います。
各位：これは敬称です。「各位様」は誤用です。
御中：かんたんに言えば、「ご担当者様」という意味です。

こうしてみると殿と御中は使い方が似ていますね。

現場で使えるビジネス文章術48++　－その29－
簡潔明瞭さとコストパフォーマンス

『今日は急いでいるので長い手紙になってすみません』と手紙に書いたのは哲学者のパスカルです。
実際そのとおりで、簡潔明瞭なメールを書くには、緻密な構想と達者な文章力と入念な推敲が必要です。
まあ、そこまで気にしなくとも時間のかかることは確かです。

ビジネスではコストパフォーマンス評価は欠かせません。
もしも。
あなたにとって簡潔明瞭なメールを書くことが苦手でしかも時間もかかる作業だとします。
そして要領を得ないメールをとりあえず送って、電話や対面による会話でフォローできるとします。
どちらの時間が短いでしょうか？
要領を得ないメール＋フォローの方が短時間ですむことなら、いっそ「簡潔明瞭なメールを書かない」ということも、ビジネスの現場ではあり得る選択ですよ。

あくまでもメールは数あるコミュニケーションツールの1つでしかないのです。

現場で使えるビジネス文章術48++　－その28－
メールのやり取りで進展しないとき

今や欠かせないビジネスツールとなった感のあるメールですが、弱点もあります。
それは文面だけでしか情報がないことです。
メールだから当たり前と言えば当たり前なのですが、弱点なのです。

行間にニュアンスを込めたつもりでも、相手には通じない可能性があります。

例えば。
すぐにでも返事をもらいたいのに、正面切っては言えない場合は「至急お返事ください」とは書けません。
経緯を説明してほしいのに、文面にもきちんと書いているのに、先方が深読みしているのか結果やその影響ばかりを伝えてくるとか。

何度もやり取りして埒があかないときは、メール以外の手段に切り替えましょう。
電話もあります。あるいは出向いていってあるいは呼びつけて、直接話し合うことをしましょう。
3度やり取りして進展しないなら、ほかの手段に切り替えましょう。

現場で使えるビジネス文章術48++　－その27－
返事をもらいやすいメールとは

ビジネスメールとはコミュニケーションツールですから、出しっぱなしメールというのはほとんどありません。
となれば、親切なメールつまり好感度の高いメールと言えば、返事を出しやすいメールと言うことになります。

そこで返事を出しやすいメールとはどういうメールなのか考えてみましょう。
メールのやり取りは会話にも似ています。
会話が弾むときとはどんなときでしょう？

そうですね！　相づちを打ちやすい、相手方の投げた言葉に反応しやすいときですね。
こんなときはどんな発言になっているのでしょうか？
このことを考えれば、返事を出しやすいメールの答えが見えてきます。

それは。
ハイ・イイエで答えやすいメールなのです。

「あなたの意見をください」、「あなた独自の所見をください」といった問いかけで答える人は数少ないでしょう。

ではこんな考え方があります。賛成ですか反対ですか？」「Ａ案とＢ案があります。どちらがお好みですか？」のように選択肢を上げてまずそれに答えればよい問いかけは答えやすいですよね。
その補足として「理由もあればお願いします」としておくのがベストなのです。

先方の意見を聞きたかったら、ハイ・イイエや○×などの選択肢を用意することをオススメします。

現場で使えるビジネス文章術48++　－その26－
怒ったメールは一晩寝かせる

ビジネスに喜怒哀楽を持ち込むのは厳禁ですが、そうは言っても、人間には感情があります。
抑えきれないときだって、当然あります。
喜ぶ、楽しむ、はあまり問題ありませんが、怒るときは注意が必要ですね。

勢いに任せてどなったら、実は自分に落ち度があったり。
非があるのは先方なのだが、バックに権力者がいたり。
あるいは、根に持つ人だったり。

メールは後々まで残るモノなので、後悔したくありませんよね。

怒ったら、そしてその怒りをメールで伝えるときには、書き上げたメールは下書き保存しておきましょう。
そしてその日は、そのまま帰りましょう。
翌朝、もう一度読み直しましょう。
読み直して、それでもそのまま送っても良いと思ったら、メールしましょう。

ちょっと書き直そうかと思ったらもちろん書き直します。
出すのを控えておこうかと思ったら、ゴミ箱に移動しましょう。
そもそも「ビジネスに喜怒哀楽を持ち込むのは厳禁」なのですから。

現場で使えるビジネス文章術48++　－その25－
1テーマで1メールに

1日に何度もやり取りすることもあるビジネスメール。
「あの人には、これこれこの用事とあの用事と、ああそれから来週会いたいからスケジュールも聞いておこう」などということはごく当たり前の状況です。
こんなとき、1通のメールにまとめてしまいがちですが、ちょっと待ってください。

メールを送る、相手が読む。
これ1度限りで、以降、そのメールを読み返すことが一切ない！と断言できるなら、それでかまいません。

でも。
「これこれこの用事」や「あの用事」について、1週間後、1ヵ月後経ったあと、過去に振り返り、メールを読む機会がありませんか？
多分ないけど、もしかしたら読み返すかもしれないという場合は、面倒でも1テーマ1メールにして、3通のメールを送るようにしましょう。

とてもめんどくさいです。
相手も、「なんだよ、続けて3通もメールするなよ」と思うかもしれません。

しかし。
1週間後や1ヵ月後に過去のメールを探すときに、1テーマ1メールにしておかないと上手く見つけることができません。
受け取った相手も、メールを探す段になって、あなたの心遣いに感謝してくれるでしょう。

なぜなら。
3テーマを盛り込んだメールの件名は何にしますか？
メール送信時にいちばん重要なことを件名にすることでしょう。
あるいは、「野見山です」といった、送信者の名前岳になるかもしれません。
そのような件名で、2番目に重要だったテーマが1ヵ月後に見つけられるでしょうか？
「たしか1ヵ月前に、○○のメールを送ってそのメールに付記していたよな」という記憶力のある方でない限り、見つけることは困難です。

1回限りの読み捨てメール以外は、1テーマ1メールを守りましょう。

現場で使えるビジネス文章術48++　－その24－
メールを書く順番は？

「メールを書く順番を気にしたことなんて、ない！」という方がほとんどだと思います。
でも、この順番次第で、うっかりメールを撲滅することができるのですよ。

おそらくほとんどの方は、メール送信画面の上から順に入力していくことでしょう。

1：
送信先TO（あて先）、CC（参考配布）、BCC（非公開の参考配布）、を入力する。

2：
件名を入力する。

3：
本文を入力する。

4：
送信ボタンをクリックする。

この順番を次のように変えてみませんか？

1：
本文を入力する。

2：
件名を入力する。

3：
送信先TO（あて先）、CC（参考配布）、BCC（非公開の参考配布）、を入力する。

4：
送信ボタンをクリックする。

こうすることによって、

メリット1：
本文を書いてから件名を書くので、内容をきちんと伝える件名になる。
先に件名を書いてしまうと、勢いによっては、件名と本文に食い違いが出てきて、あとでメールを探すときに見つけづらくなります。

メリット2：
メールを書いているときにまちがえて送信ボタンをクリックしても、送信されない。
最初に送信先を入力すると、間違えて送信ボタンをクリックすると、未完成のメールが相手に届いてしまいます。

ね！　手堅いメールの作成手順になりますよね。

現場で使えるビジネス文章術48++　－その23－
メールを送る目的はたった３つだけ

さまざまな人に送るメール、用件はみんな違っているはずです。
ところが、メールを送る目的に焦点を合わせてみると、たった3つに集約されるのです。

それは次の3つです。

・報告／連絡
・依頼／問い合わせ
・主張／説得

昨日送ったメール、もらったメールを思い出してみてください。
この3つのどれかに必ず当てはまっているはずです。

ところで。
読んでも意味がよく分からないメールや返事に困るメールをもらったことがありませんか？
そのようなメールは、上記の目的を意識して書いていないメールです。

つまり。
上記の3つしかない目的を意識して書けば、「出来の良いビジネスメール」になるのです。

現場で使えるビジネス文章術48++　－その22－
メールの活用例

ビジネスの場では、必須となったメール。
あなたは活用していますか？

メールは誰かとやり取りするだけのものではありません。
自分宛にメールしたことがありますか？
それはとっても便利な活用例なのです。

備忘録に。
例えば、街を歩いているとき、「おっ！」とひらめいたとします。
忘れないようにメモをとろうと思いましたが、メモ帳がありません。
そんなとき、携帯から自分宛にメールしましょう。
自席に戻って、メールチェックすれば、先ほどのひらめきがしっかり届いています。

例えば、さあ寝ようというとき、「おっ！」とひらめいたとします。
忘れないようにメモをとろうと思いましたが、メモ帳がありません。
でも、携帯は枕元においているのではありませんか？
携帯から自分宛にメールしましょう。
翌朝、メールチェックすれば、昨夜のひらめきがしっかり届いています。

todoリストに。
てきぱきと働くビジネスマンは、仕事の段取りをしっかり付けているものです。
あなたの場合、仕事の段取りはいつ付けていますか？

１日の仕事が終わって、さあ帰宅というときに明日の段取りを付けておきましょう。
明日やることを整理して、自分宛にメールするのです。それも帰宅直前に。

翌朝出勤してメールチェックすると、今日やるべき段取りが届いているはずです。