アイデアを見える化する

現場で使えるビジネス文章術48++　－その21－
アイデアを見える化する

「見える化」というキーワードが注目されています。
この「見える化」、文書作成にも適用できます。

見える化とは、イメージを具体化することです。
自分の頭にあるモノを相手にわかるようにカタチにすることです。

あるいは、自分の頭の中にあるぼやっとしたアイデアを言葉や絵にして自分に対して明確にすることです。

文書作成なら。
何を書こうかと考えているときに、思いついた言葉、頭に浮かんだ言葉、これをすべて列挙していくのです。

「書きたいこと」ではありません。
思いついた言葉、頭に浮かんだ言葉です。

その言葉をメモ用紙に列挙していきます。
そして、その言葉を凝視していくと、

・何を書くべきか、
・何を書かないべきかが、

｢見える化｣されていきます。

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書き始めてからネタ不足に陥ったら

現場で使えるビジネス文章術48++　－その20－
書き始めてからネタ不足に陥ったら

一応、誰だって、書く前に何を書くかを考えてから、文章を書くと思います。
ところが、いざ書き始めてみると予定どおりにいかないこともままあります。

このネタで10行くらい書けると思ったら、3行で言い尽くしてしまった。。。
なんてことは実際にはよくあることです。

このように、「書き始めてからネタ不足に陥ったら」どうすればよいのでしょうか？

1つの提案があります。
それは、｢なぜ｣という突っ込みを入れるのです。
なぜ？

必ず、答えが見つかります。それを続きとして書いていけばよいのです。

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文書作成の3つの力

現場で使えるビジネス文章術48++　－その19－
文書作成の3つの力

文書を書く練習に欠かせないのが、意外にも｢読む力｣です。
文書作成とは、大きく3つの段階を経て完成します。

1/情報収集：ネタ探しです。
2/企画構成：何をどう書くかの検討です。
3/表現：これが一般的に｢書く力｣と言われるものです。

3の力だけがあればいいように思えますが。
1の力があれば、持ちネタの多い人になれます。
2の力があれば、勢いのある文書を作成できます。

このうち、1の力を付けるために必要になるのが読む力なのです。
また、原稿を書き上げた後、推敲という作業を経て原稿は完成しますが、この推敲は音読が好ましいとされています。
音読もまた読む力が必要になります。

読む・考える・書く。この3つが揃って初めて、よい文章を書くことができるようになります。

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要点を押さえた文書の書き方

現場で使えるビジネス文章術48++　－その18－
要点を押さえた文書の書き方

｢わかりやすい文書とは、要点を押さえて整理して書くことがポイントです」といったことをこんこんと説明する人がいます。
その｢要点を押さえて整理する｣と言うだけで、要点を押さえて整理できるのなら、誰も苦労はしませんよね。

上手くまとめられないなと思ったら、まず｢一言で言うと」と自問してみましょう。
あなたが今書こうとしている文書を一言で言うと、どうなりますか？

｢一言で上手く言えない！」というときは、あなた自身がまだ書くべき文書の要旨をまとめきっていないのです。

ではどうすれば、その書くべき｢要旨｣を整理できるのでしょうか？
ここに1つの提案があります。
それは。

気の置けない人に、これから書こうとする文書を説明してみましょう。
まだ要点を押さえていないなら、彼（彼女）は的確に疑問点をついてくるでしょう。
何度かのやり取りを経由して、あなたと彼（彼女）は、あなたがこれから書こうとする文書の概略を共有できることでしょう。
そのときのやり取りを箇条書きにまとめると、それがそのまま、あなたが書こうとしている文書の要旨になるのです。

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メールの返信のタイミング

現場で使えるビジネス文章術48++　－その17－
メールの返信のタイミング

ビジネスメールの場合は、速ければ速いに越したことはありません。
対お客様であればなおさらです。

仕事上の取引先の場合も、できるだけ早く返信するようにします。

と、ここまでは誰もがやっていることですが。

すぐに返事を出せないとき、あなたはどうしていますか？

「とりあえず、読みました。返事はいつ頃までにします。」という趣旨のメールを返信していますか？
この受信確認メールを出すか出さないか。
これだけで相手への好感度はかなり違ってきますよ。

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出欠状の返事の書き方

現場で使えるビジネス文章術48++　－その16－
出欠状の返事の書き方

改まったパーティ・披露宴では招待状が届きます。
その中には、返信用の出欠状が入っています。
改まったものですから、お作法が大事です。

出欠いずれの場合も 丸で囲むだけというのはあり得ません。
お祝い事の場合は以前では、文字を消すときは二重線でなく、「寿」の文字を使っていました。
現在は、二重線で消してもよくなっています。

変わらないのは、出席の場合はそのお祝いの言葉を、欠席の場合は欠席の理由と餞（はなむけ）などの言葉を一言添えることです。

また、御芳名などの文字も消します。
あて先の「行き」も消して、様や御中に書き換えます。

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殿と様と御中の使い分け

現場で使えるビジネス文章術48++　－その15－
殿と様と御中の使い分け

手紙だけでなく、メールにも欠かせない、敬称。
きちんと使い分けていますか？

様：オールマイティな敬称。

御中：人でなく、団体や部署への敬称。

とここまでは、いいのですが、注意すべきというか、使わない方がいいのが「殿」です。
なぜなら。

殿：目上の人から目下の人への敬称です。
表彰状がそうですよね。目下の人が目上の人を表彰することはあり得ません。
だから、表彰状は、「○○殿」となっているのです。
また、官から民への手紙も以前は「殿」でした。これも明治維新以後、官は民より上位の存在だったので「殿」だったのです。
もっとも江戸時代以前は、敬称すらつけていなかったような。

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時候のあいさつ

現場で使えるビジネス文章術48++　－その14－
時候のあいさつ

情報のやり取りが手紙（紙）からメール（電子データ）に移り変わり、時候のあいさつを書く機会は減っています。
しかし、今でも書面つまり手紙を送ることはありますし、メールでも時候のあいさつを述べることは珍しくありません。

この時候のあいさつ、ちょっと趣向を凝らすだけで、ぐっと印象深い手紙（メール）になるのですよ！
といっても、そんなに難しいことをするわけではありません。
簡単です。
現代語に訳すだけです。あるいは自分の身の回りに置き換えるだけです。

例えば。
8月の時候のあいさつといえば、

【風の音にも秋の訪れを感じますが】
暦の上では立秋ですが、これは旧暦で作っていますから、時候にはあいません。
これを利用します。
「暦では秋は訪れていますが、お天道様はのんびりしているようです。」とか。

【残暑凌ぎ難き候】
これは現代語訳するにうってつけですね。
「とても夏の残りとは思えない日々です。地球に申し訳ないと思いつつ、エアコンの恩恵に浸っています。」とか。

ゼロから時候のあいさつを考えるのは、それこそ時間の無駄ですが、元にするものがあれば、割とチョロいものですよ！

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わかりやすい文書を書く劇的なコツ

現場で使えるビジネス文章術48++　－その13－
わかりやすい文書を書く劇的なコツ

「そんなもん、あるかいな！」と思うでしょうが、あるのです。
文才がある人もやっている実践的なノウハウです。
それは！

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書いたら、身近な人に見せる
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です。

たったこれだけなのですが、そこで感想を聞いて、それを素直に聞き入れるのです。
そして、書き直します。
これだけで、ぐっと文章がわかりやすくなります。

あの明治の文豪森鴎外も、昭和の大作家 池波正太郎も実践していたそうですよ。

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議事録には2つのタイプがある

現場で使えるビジネス文章術48++　－その12－
議事録には2つのタイプがある

ビジネス文書は型があります。その型にはめれば書きやすいし、読む側も何度も読んでいくうちにスタイルが頭に入り、次第に読みやすく感じるようになります。

そのビジネス文書のうち、最も多くの人が書くことになるのが、議事録です。
この議事録には、2種類あることを忘れないでください。

それは発言集と論点メモです。
読み手がどちらを必要としているかによって書き分けてください。

発言集は時系列にまとめるだけです。
出席者に配布することが多いでしょう。

下記は論点メモです。

会議の位置づけ：たとえ読み手が知っていても書きます。
会議の結論：結論が出なかった場合は、保留事項を。
その会議の前後関係：どういう状況でその会議が開催されたか。
今後の課題：その後どうなるのかの客観的推測です。

この論点メモは会議に出席しなかった人や上司に報告する場合によく利用されます。
どちらを求められているのか、よく考えて議事録を提出しましょう。

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